紙の書類の整理法

サムズアップ・アメリカ！

大切なのは分類と処理と保管

〜〜領収書、法的書類、請求書など、整理整頓のコツをご紹介〜〜

  紙の書類が溜まって困る方へ  

ペーパーレスの時代と言われて久しいのに、いまだに放っておくと書類の束は嵩張る一方です。どこかで整理整頓しなければいけないのは分かっていても、その書類の山を見るだけでうんざりし、つい放置したまま。そんな方はあなただけではありません。多くの人が日々、家庭で、仕事場で書類の山と格闘しています。

これは精神衛生上よくありませんし、実際の生活に支障をきたすことが憂慮されます。

引き出しに押し込んだり、山盛りにした郵便物や書類は、ワークスペースがすぐに混雑し、生産性を阻害するでしょう。

家の中のチラシや広告の整理整頓は比較的簡単でも、残しておきたい請求書やコピー用紙の整理整頓には、より高いレベルの注意と配慮がでしょう。

とはいえどんな書類の整理も1年以上先延ばしにしてはいけません。

ここでは整理整頓の専門家に聞いた、一度でできる書類整理の方法をご紹介します。

玄関から始める

プロのオーガナイザーであり、インテリアデコレーターでもある「ヘイズ・ホームコンセプツ」のオーナー、マライカ・ルべガ氏は、さまざまな書類が家中を飛び回る前に、玄関を入った瞬間に、分類、廃棄、保管の第一段階場所を設けよ、と言っています。

「シンプルな "ドロップゾーン "を作ることで、紙の散乱を抑えることができるのです」と彼女は言います。

「私の家では、"ドロップゾーン "と呼んでいるものを使います。

「これによって紙類を収納し、管理し、散らかりを減らしているんです」

とルベガ氏はいいます。

これは要するに「処理対象物の一時置き場」とも呼ぶべきものです。郵便受けから持ち込んだものもまずはこの「BOX」へ一時置きするのです。

書類が収まる箱ならなんでもいいのですが、より整理しやすい仕切りがついたものがいいです。

「手紙」「チラシ」「領収書」「案内状」「仕事がらみ」「趣味関連」など自分のわかりやすいラベルで分類しましょう。

「私は週に1日、この箱の中を整理し、ファイルし、シュレッダーし、残らないものはリサイクルすることにしています」と、彼女は付け加えました。

仕分けシステムを作る

分類を助ける方法の1つは、ファイリングシステムを作ることです。

これは複雑である必要はありません。ルベガさんによると、この方法は、すぐに対応しなければならない書類と、ファイルするだけでよい書類を区別するのに役立つそうです。

彼女は、Thresholdの「Four-Cube Organizer Shelf」（50ドル、target.com）などの手頃なキューブ型オーガナイザーと、Projectの「62 Metal Magazine Filer」（13ドル、target.com）などのマガジンファイルビン、Thresholdの「Cube Storage Bins」（10ドル、target.com）などの布ビンですべてを整頓するよう勧めています。

ここから、それぞれの雑誌入れに、書類の種類や優先順位に応じたラベルを貼ります。ルベガさんは、「請求書」「やること」「ファイル」のラベルを貼って、それぞれを分類しているそうです。

請求書から始めると、公共料金など注意が必要なものは、それぞれ別のファイルに分類するといいそうです。

HOAの通知や借り換えのオプション、学校行事の予定など、すぐに通知する必要のない「to do」書類は、個別のビンに入れるようにします。

そして、請求書の支払いや今年の税金の支払い、家族の誰かが作った思い出のプロジェクトなどを収納したら、すべて「ファイル」入れに入れましょう。



長く使えるように収納する

ガス、電気、水道の請求書、クレジットカードや銀行の書類、住宅関連のファイルなど、最も重要な書類を簡単に保管し、アクセスできるよう、分類システムに加え、別のフォルダーを追加します。

「フォルダの中では、時系列に記録を並べます（一番新しいものが前）」とルベガさんは指摘します。

時系列式は絶対のお薦めです。

私の場合物忘れが激しいので、フォルダーは手前から、「一種間以内」、次に「１ヶ月単位」のフォルダーが六つ（つまり半年分）、その先に「半年分フォルダー」が一つあり、一年間を把握できるようにしています。

そうすることで、そのフォルダにどれくらいの期間入っていたかを把握することができますし、1年経ったら奥から空にしてスキャンし、シュレッダーにかけるだけでいいのです。


出生証明書、パスポート、不動産の権利書、社会保障カードなど、法的な書類のハードコピーは常に保管しておくようにしましょう。

これらは銀行の金庫や自宅の金庫に保管することができます。

さらにルベガ氏は、

「自宅の場合は、竜巻や洪水、火事などの緊急時に簡単に取り出して持ち出すことができる防水・耐火金庫に保管する必要があります。それは完全に保護できるものが必要です」言い、彼女はハネウェルライトウェイト防水チェスト（$ 119.98、lowes.com）のようなチェストを推薦しています。

ジャンクメール を捨てる

チラシや広告などの「ジャンクメール」を受け取った場合、これらは通常、すぐにリサイクルできるとルベガさんは言います。「宛名が "Current Resident "であれば、そのまま出せます」「ただし、自分の名前や住所が記載されている場合は、セキュリティのためにシュレッダーにかけておくとよいでしょう」。

他にリサイクルすべきものは？

クーポン券は、特にオンラインで入手できるものが多いので、その一つです。



デジタル化する

書類を一定期間保存した後、デジタル化することができます。

支払い済みの請求書、銀行の明細書、住宅ローンの書類などは約1年間、医療記録や税金に関する情報は5年間は手元に置いておきたいものです。

その期間が過ぎたら、スキャンしてデジタルコピーで保管するようにとルベガ氏は言っています。

「請求書や銀行の明細書など、多くの月次明細書にはペーパーレスオプションがあり、顧客は明細書にアクセスして電子的に支払うことができます」

「同様に、多くの医院（一部の獣医師を含む）には患者ポータルがあり、医療記録や明細書も安全に保管することができます。このような明細書や領収書にオンラインでアクセスできるため、余分な紙を使わずに家の中を整理整頓することができるのです」とのこと。



プロからのアドバイス

整理整頓の専門家の著書「Peter Pauper Press Personal Internet Address and Password Logbook」（7.95ドル、amazon.com）のような本に、パスワードを記録しておくと、機密情報を書き留めるスペースがたくさんあり、デジタルデバイスよりも常に手元に置いておけるのでおすすめだそうです。デジタル化の時代でもやはり手書きメモのようなものは有効だということですね。

さらに、「ほぼすべてのペーパーレス・サービスでは、クレジットカードでの支払いが可能ですが、当座預金口座からの直接引き落としではなく、クレジットでの支払いに関連する手数料があるかどうかを再度確認してください」と彼女はアドバイスしています。「後者はほとんどの場合、無料のオプションだそうです。