忙しい人のための時間管理術

サムズアップ・アメリカ！
あなたの時間を使いこなそう

「人生は時間との戦い」こんな表現で日々の忙しさを表現する人がいます。

確かにそう言いたくなるほど多忙を極める人はいます。

しかし真に仕事に没頭している人は、その忙しささえ自分の味方につけてストレスを相殺することができると言います。

我々凡人はつい日々の雑事に追われて、こんなはずではなかったと思いがちです。

時間を上手に管理できる人との違いは何なのでしょうか？

無敵のToDoリストを作成しよう

日本でも近年ビジネスマンの間で一般化していますが、アメリカで時間管理といったら半世紀前からこのToDo List作成が大前提でした。みんな自前のノートにTo Doと書いて、重要項目を箇条書きにして、終わればチェックや横線を引いて、確認。一覧性に優れ、優先順位も一目でわかる単純明快さが何よりの武器になります。

またやりたいこと、やらなければならないことを一箇所にまとめて書き出すことで、心が解放され、目の前の仕事に集中できるようになるのです。

また、ToDoを書き留めることで、「忘れないようにしよう」と脳の処理能力を使うこともなくなります。

私はいつも子供たちに、「ToDoリストは1つに絞るように」と注意しています。

あちこちに付箋を貼っても、ToDoリストにはならないのです。

私的な事柄も仕事用も分けずにたった一つのToDoリストにまとめる方が、脳も却って整理しやすくなります。

よく管理されたToDoリストは、必要なタスクを効果的に記録し、同じような活動を簡単にグループ化してより効率的に作業を行うことができ、より集中した生産性を実現するための舞台を提供します。

1日のスケジュールを立てる

寝る前に翌日のToDoリストを追加しましょう。
前もって計画を立てることで、どんな障害にも対応できるよう心理的な準備をするのです。
明日の準備が書かれていれば、朝からすべきことは明確になり、時間のロスが減ります。

より迅速かつ効果的に仕事をするための手助けになります。

一日の始まりに、最も重要な仕事を終わらせれば、勢いがつき、大きな成功感を味わうことができます。

タスクをリストアップし、優先順位をつける

ToDoリストを使うのは、考えるだけでなく、実際に座って紙とペンを持って実行することで現実問題がよりリアルになるからです。

まず緊急の仕事を優先し、次に価値の高い仕事を優先し、優先度の低い活動は列の後ろに追いやります。何を失うことがあるでしょうか？



任せることを学べば、時間の節約になる

ToDoリストで陥りがちなのが、全部自分でやらなきゃ、と思い込んでしまうことです。

すべてのタスクを自分で実行する必要はありません。仕事でも家事でも助け合いが重要で、自分と他者との分担を見極めて、ギブアンドテイクすることが重要です。

相手との対話でより良い解決策が生まれることもよくあります。全て自分で抱えることは避けましょう。

特に仕事の場合、可能なものは外部に委託して、より緊急性の高い事柄に集中できるようにした方が良い場合もあります。しかし、責任の一端は自分が負うように心がけるべきです。

ルーティーンワークは自動化すべき

幸いなことに、今日では多くの家事を自動化するのに役立つ技術がたくさんあります。ネットで調べると、業種によっては何百ものオートメーションシステムのツールやソフトウェアがあり、それを利用することができます。

例えばボタンを押すだけで、ソーシャルネットワークへの投稿を計画し、スクリプト化された電子メールの回答を作成し、ウェブフォームに自動的に入力できるツールがあります。人昔前までは考えられなかった自動化がどんどん進んでいるのです。

これらのプロセスを自動化することで、毎週多くの時間を節約することができます。ぜひ試してみてください。

仕事に緩急をつける

「一瞬のリフレッシュは、1時間の苦労に値する」と言われます。
いくら忙しいからといって、休むことなく働き続けると大きなミスに繋がります。

一瞬も休めない、と追い詰められた時ほど、スパッと手や脳を一旦停止にして、休憩に当てましょう。結果的にその方が、失敗なくタスクを早く終わらせることができます。

完璧は求められないと知る

すべてを完璧にしなければならないと思うと、ストレスが溜まり、忙しくなってしまいがちです。仕事に妥協を許さないという気持ちは大事ですが、全てに万全という仕事はありません。

心のどこかに余裕を持つように心がけましょう。この仕事が終わったら、自分にご褒美をあげよう、と夢想するだけでも気が晴れます。

たくさんタスクが重なった時は、優先順位をToDoリストから見直します。意外と優先順位を下げられるものが出てきたり、現時点ではタスクから外せるものも出てくるはずです。



他にも手はある。でもやっぱりToDo

いくつかの時間管理法を試してみて、自分に合った方法を見つけると、ストレスを軽減し、生産性を高めるのはいいことです。

しかしその時こそ改めてToDoリストの有用性が浮き彫りになるはずです。どの時間管理術もToDoリストとのセットで考えてみてください。

時間という概念は、いまだに不可解な宇宙そのものです。

集中するとあっという間に感じることもあれば、退屈なミーティングや授業は永遠に続くかのような長さを感じます。

でも実際には、全ての人に同じ時間量が与えられています。これを生かすか殺すかは、あなたの腕次第です。まずはToDoリスト専用のノートを用意してください。

大きくても、小さくても結構。罫線のありなしもあなた次第。

ただしビギナーにはスマホやタブレットのデジタルではなく、原始的な紙のノートをお勧めします。手で描いた感触は不思議と脳に連結しやすく、長続きしやすいです。

アプリ等のToDoは習慣化できてから移行するようにしましょう。